[NGO운영- 회의]

 

 

 

개인이 아닌 단체라면, 여러 사람의 의견을 조율하고 정보를 나누기 위해서 어떤 형태로든 회의를 열게 됩니다. 아주 간단한 실무팀 회의에서부터 전략구상이나 마스터플랜 마련을 위한 태스크포스팀(TFT)회의, 그리고 운영위원회나 총회와 같은 구성원 다수가 참여하는 의사결정회의에 이르기까지 다양합니다. 흔하고 자주 있는 일이라 빠트릴 수 있는, 회의에 꼭 필요한 요소들을 살펴보세요.

 

1. 준비하기

 

1) 일정

일정은 되도록 모든 구성원이 참석 가능하도록 조정하되, 여의치 않을 때는 가장 많은 사람이 참석 가능한 날로 잡도록 합니다. 정족수가 따로 정해져있지 않더라도 중요한 결정을 하기 위해서는 최소한 절반 이상이 참석하는 것이 바람직합니다.

 

2) 장소

정해진 사무실이나 회의실에서만 아니라 다양한 공간을 활용하여 참석자들의 집중도와 창의성을 높이도록 합니다. 정기적으로 여는 워크숍이나 전략회의 등은 조금 멀더라도 환경과 분위기가 좋은 휴양시설을 빌려 열기도 합니다.

 

3) 준비물

회의자료(안건지, 참고자료, 프리젠테이션 등), 기타 준비물(필요에 따라 간단한 음료나 다과, 필기도구, 화이트보드, 카메라, 녹음기, 기록용 노트북, 빔프로젝터 등)을 챙깁니다. 회의자료는 회의 전에 참석자들에게 미리 전하는 것이 좋습니다. 지난 회의록이 있다면 함께 첨부합니다.

 

2. 진행하기

회의를 진행할 진행자와 진행방식을 미리 정합니다. 내규나 정관에 정해진 규칙이 있으면 그에 따르고, 따로 규칙이 없는 회의는 참석자들이 함께 정할수도 있습니다. 준비한 안건을 제시하고 토론하는 일반적인 방법 외에도 회의를 하는 방법은 다양합니다. 정해진 시간 안에 효율적으로 진행하면서도 참석자들이 자유롭고 풍부하게 의견을 낼 수 있는 분위기를 형성하는 것이 중요합니다.

 

3. 기록하기

회의를 열 때에는 논의에 참여하지 않는 기록자를 따로 두어 발언내용을 되도록 충분히 기록하는 것이 좋습니다. 여의치 않을 때는 회의 참여자 중 한 사람이 간략하게라도 기록을 맡거나, 진행자가 보드에 정리하거나, 온라인 공동 작업문서를 열어두고 참석자들이 논의 진행하는 동시에 함께 기록할 수도 있습니다.

 

회의내용은 발언자와 안건별로 내용과 결과를 간략하게 요약할 수도 있고, 모든 발언을 그대로 받아적는 속기 형식을 취할 수도 있습니다. 정해진 양식이 있으면 양식을 활용하되, 양식이 없더라도 아래 내용을 포함하는 것이 좋습니다.

⦁회의록에 기록할 항목: 제목, 일시, 장소, 참석자(결석자), 진행자, 기록자, 회의내용, 결과(다음 회의 일정)

 

총회 의사록이나 법인 이사회 회의록과 같이 법적 증빙자료가 되는 회의록은 서명 날인이 필요합니다. 회의록 끝에 의장과 참석자 명을 쓰고 서명 또는 도장을 받아둡니다.

 

4. 회의 결과 공유하기

회의가 끝나면 기록 내용을 참석자들이 직접 확인하고 오류나 미비한 부분이 있다면 수정하거나 추가하여, 완성된 회의록을 참석자와 불참한 구성원 모두에게 전달하고 보관합니다. 사정상 현장에서 확인하지 못하는 경우에는 회의가 끝난 뒤 되도록 빠른 시간 내에 참석자들에게 초안을 회람해 오류를 보완하도록 합니다. 만약 주기적으로 반복되는 회의라면 다음번 회의 자료에 지난 회의록을 첨부해 배포하면 회의를 더 효과적으로 진행할 수 있습니다.

 

<출처: 서울시NPO지원센터- NPO길라잡이>