[NGO행사 기획]

 

 

 

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1. 기획하기

행사의 종류, 목적, 시기, 참가자, 예상성과, 비용 등을 정합니다. 담당자가 명확하지 않거나 있더라도 일손이 많이 필요할 경우 별도의 준비팀을 꾸리고 사전에 역할을 나누는 것이 좋습니다.

 

2. 예산 책정

행사를 여는 데에는 공연료, 강사비, 재료비, 공간사용료 등 여러 가지 비용이 필요합니다. 공익 목적이라는 이유로 재능나눔이나 공간후원 등을 구하는 것도 좋지만, 가급적 합리적인 비용을 책정하고 관련 지원금이나 후원금, 참가비 등으로 재정을 확보하는 것이 우리 사회의 노동과 창작가치를 존중하면서 지속적으로 활동을 이어가는 데에 도움이 됩니다.

 

3. 일정잡기

일정은 장소, 참석자, 행사내용 등에 전반적으로 큰 영향을 미치는 요소이기 때문에 가장 우선적으로 결정할 필요가 있습니다. 특별한 준비를 하지 않아도 되는 간단한 모임이라도 참석자들의 개인일정을 조정하기 위해서는 최소한 2주전에는 일정을 정해야 합니다. 강연자를 섭외하거나 초청장을 발송하고 확인하는 행사라면 적어도 한 달 이상, 보통 두 달 정도 여유가 필요합니다. 공연/전시 등을 준비한다면 그 준비기간까지 고려해 미리 일정을 잡아야 합니다.

 

또한 행사의 성격과 참가 대상자에 따라 요일과 시간대를 조절합니다. 주말 및 휴일로 할 것이냐, 평일로 할 것이냐 에서부터, 평일 낮, 평일 저녁, 주말 오전, 오후, 저녁 중 어떤 시간대를 정하냐에 따라 참석가능 대상과 활용 가능한 공간, 비용 등이 제각기 달라집니다.

 

4. 장소섭외

일정을 정하고 나면 가장 먼저 해야 하는 일이 장소를 정하는 것입니다. 외부 공간을 활용할 경우에는 되도록 서둘러 알아볼 필요가 있습니다. 공연이나 전시를 위한 공간은 몇 달, 또는 1-2년 전에 이미 일정이 정해지는 경우도 있습니다. 공공기관이 운영하는 문화예술공간은 대개 연1, 2회 정도 사용신청을 받는 기간이 정해져있으므로 공지를 미리 잘 확인해야 합니다.

장소를 섭외할 때 고려할 것은 교통/접근성이나 규모, 분위기, 비용 등 여러 가지 요소가 있습니다. 몇 개의 후보지를 고른 후 공간운영 측에 미리 연락해 직접 들러서 꼼꼼히 살펴보고, 가능하다면 사진 또는 영상으로 찍어두면 준비과정과 홍보에 활용할 수 있습니다.

 

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*장소 섭외 시 확인할 사항:

아래와 같은 사항들을 사전조사를 통해 확인하고, 필수 체크리스트를 작성해 답사 시에 항목별로 체크하면 좋습니다.

 

⦁ 규모: 참가예상인원에 맞는지 확인합니다. 너무 크거나 작아도 안 되겠지만, 기본적으로 예상 인원보다 약간 더 넓은 공간을 확보하는 것이 안전합니다. 참석자 뿐 아니라 실무준비, 안내, 다과나 음식 준비, 돌봄 등에 필요한 여유 공간 또한 확인합니다.

⦁ 시간과 비용: 시간은 행사시간 외에 준비와 마무리에 필요한 시간을 포함해서 잡아야 합니다. 리허설이 필요한 행사라면 현장 리허설 일정도 따로 잡습니다. 준비와 마무리에 필요한 시간이 공간사용비용에 포함되는지, 총 비용에 부가세 포함 여부, 비영리 등 조건별 할인여부, 부대설비와 시설/주차장 이용료와 이용시간, 지불방법과 시기 등도 모두 확인합니다.

⦁ 교통/접근성: 도심지에서는 가급적 대중교통 사용이 편한 곳으로 선택하고, 주차여부도 확인합니다. 장애인 또는 유아 참석 시 엘리베이터 등 접근성도 고려하도록 합니다.

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장소를 결정했다면 공간운영 측의 안내에 따라 예약신청을 하고 예약이 완료되었는지 꼭 확인합니다. 경우에 따라 선금을 지급할 경우도 있습니다. 이 경우 영수증을 꼭 챙겨두세요. 예약이 완료되었더라도 행사일 이전에 한 두 차례 연락하거나 방문해서 예약상황을 확인하는 것이 좋습니다.

[참석자를 배려하는 행사 점검 포인트]   행사를 열 때는 참석자의 여러 가지 상황을 고려하여 최대한 편리하게 접근/이동이 가능한 공간을 선택해야 합니다. 또한 참석자가 행사에 집중할 수 있도록 지원책을 마련해야 합니다. 아래와 같은 부분을 미리 점검하면 좋습니다. ⦁문턱, 계단, 엘리베이터: 휠체어 또는 유모차가 드나들기 쉬운지, 시각장애인 유도 블럭이 갖추어져 있는지, 캐리어나 화물 운반이 용이한지 등을 확인합니다. ⦁대중교통, 자전거 및 자동차 주차시설, 운송서비스: 참석자가 교통수단을 쉽게 활용하 수 있는지 확인합니다. ⦁ 돌봄서비스 공간 및 인력: 아이, 환자, 노인을 위한 돌봄 및 휴식공간을 마련할 수 있는지 확인하고, 관련 인력과 비품을 준비합니다. ⦁ 안내문과 알림: 안내문 및 알림서비스를 할 때는 시각, 청각 두 요소를 고루 갖추는 것이 좋습니다. 인쇄물과 안내전화번호를 제공하고, 온라인에서는 웹포스터 이미지파일만이 아니라 텍스트로도 내용을 풀어 전달하도록 합니다.

 

5. 행사내용 준비

행사 형태에 따라 내용을 준비합니다. 기본적으로 진행자, 축사/발제/토론/강연/공연자 등을 섭외하고, 발표내용을 미리 확인해 필요한 준비물을 마련합니다. 역할에 따라 적절한 인건비/강사비/출연료를 책정하고 행사 직후 곧바로 지급할 수 있도록 준비합니다.

 

6. 홍보

일정, 장소, 행사내용과 출연진 등이 모두 결정되면 홍보물을 제작합니다. 웹사이트나 블로그를 개설하거나 포스터/리플렛/초청장을 인쇄해 우편으로 발송하고 온라인으로도 배포합니다. 티켓을 판매하거나 후원금을 모금하는 경우에는 온라인 결제 시스템을 마련하는 것도 좋습니다. 문의사항에 응대할 수 있는 전화 또는 이메일 등 상담창구를 마련해두도록 합니다.

 

 

7. 초청

미리 정리한 참석대상자별로 초청장을 발송하거나 문자메시지, 이메일 등으로 연락을 취합니다. 일정 규모가 정해져있는 행사인 경우에는 참석여부를 확인하도록 합니다.

 

8. 행사 진행

행사가 임박하면 필요시 보도자료 등으로 최종 홍보를 하고, 참석 예정자들에게 일정을 상기시키는 메시지를 보냅니다. 공간 준비상황도 다시 한 번 체크합니다. 준비물 체크리스트를 미리 작성해 빠짐없이 점검하도록 하고, 1회 이상 리허설을 거쳐 큐시트, 대본 등을 점검하도록 합니다. 현장에서 발생하는 여러 가지 변수에 대처할 수 있도록 자원 활동가, 안전요원 등을 배치하고, 현금과 기타 물품 또한 여유분을 준비해두도록 합니다.

 

9. 마무리

행사가 끝나면 참석자들에게 감사를 표하고 물품을 정리해 철수합니다. 출연료, 공간사용료, 케이터링, 기타 비용 대부분을 행사가 끝난 직후 지불하도록 합니다. 행사일 이후 최대한 빠른 시간 내에 참석자들에게 결과를 보고하거나 감사를 표하는 연락을 취합니다. 행사 내용이나 기록물 등을 재가공해 웹사이트를 통해 공개하는 것도 좋습니다.

 

<출처: 서울시NPO지원센터- NPO길라잡이>